Definition

Eine Ordnerstruktur im Bereich des Datenmanagements ist ein hierarchisches System von Ordnern und Unterordnern, das zur Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dateien verwendet wird. Sie dient dazu, Daten logisch und übersichtlich zu strukturieren, sodass sie leicht zugänglich, verständlich und effizient nutzbar sind.

Einführung

Ordner sind grundlegende Komponenten einer Verzeichnisstruktur und helfen Nutzenden, die Dateiverwaltung übersichtlich zu gestalten. Dateien werden meist nach Themen sortiert und in Ordnern abgelegt, deren Name auf den Inhalt schließen lassen sollte. Die Ordnerstruktur wird als Verzeichnisbaum dargestellt. In jeder Ebene können Ordner liegen, in denen Unterordner und/oder Dateien abgelegt werden können. So entsteht eine hierarchische Ordnerstruktur (Baumstruktur), die im Idealfall einen Überblick auf die Daten sicherstellt.

Zu jedem Element (Datei, Ordner) führt ein eindeutiger Pfad („Adresse"), der im Dateimanager angezeigt wird und an dem man erkennt, in welchem Ordner eine Datei liegt und wie dieser von der Wurzel ausgehend zu erreichen ist.

Beispiel unter Windows:
C:\Dokumente\Sem1\Modul1\2012-02-10_M01_Vorlesung1.pdf

Motivation

Ein strukturiertes, effektives Ordnersystem ist ein wichtiger Baustein der Dateiaufbewahrung und ‑sicherung, nicht nur für die Arbeit von einzelnen Personen, sondern vor allem auch für die Arbeit in Projektteams. Gerade in größeren Teams fallen eine Vielzahl an Informationen und Materialien an. Projektteams stehen damit vor der Herausforderung, meist sehr heterogene Materialien, die oft in mehreren Aufbereitungsständen und Versionen vorliegen, so zu organisieren und bereitzustellen, dass sie für die einzelnen Mitarbeiter*innen identifizierbar, auffindbar und zugreifbar bleiben.

Eine klare, nachvollziehbare Ordnerstruktur:

• folgt einem einheitlichen Schema und hat eine logische, hierarchische Struktur.
• ist nachvollziehbar (auch von Außenstehenden und in der Zukunft): leichte Auffindbarkeit von Daten, da klare und trennscharfe Benennungen.
• ist übersichtlich: auf einer Ebene nur so viele Ordner, wie auf einen Blick erfasst werden können und einer Kategorie entsprechen.
• dient dem schnellen Zugriff auf Daten und verhindert lange Suchzeiten.
• unterstützt die Weiterbearbeitung und Nachnutzung von Daten.
• verringert die Gefahr von Datenverlust durch versehentliches Löschen oder Überschreiben.
• ist idealerweise zusätzlich in einer im Wurzelverzeichnis abgelegten ReadMe-Datei dokumentiert.

Vorgehen

Generelle Tipps für den Aufbau einer effektiven Ordnerstruktur:

• Die Struktur nicht spontan aufbauen, sondern sorgfältig eine Systematik überlegen.
  (In Projektteams: gemeinsam im Team eine Struktur ausarbeiten, die auch plattformübergreifend Anwendung finden kann.)
• Als Hilfe: Ggf. zur Nachvollziehbarkeit auf oberster Ordnerebene eine Readme-DateiReadMe-Dateien (oft auch Readme geschrieben) im Kontext von Systemen oder Projekten enthalten überblicksartige Informationen zum jeweiligen System, Projekt o. ä., damit die Nutzenden sich schneller zurechtfinden. ReadMe-Dateien dokumentieren die grundlegenden Eigenschaften, z. B. wozu das jeweilige System oder Projekt genutzt werden kann und wo eine weiterführende Dokumentation zu finden ist. Welche konkreten Inhalte in einer ReadMe-Datei enthalten sind, hängt stark vom jeweiligen Einsatzzweck und dem antizipierten Rezipientenkreis ab, also auch, ob diese für die Öffentlichkeit bestimmt sind oder interne Projekte dokumentieren. Weiterlesen ablegen, die Hinweise zur Ablage enthält.
• Hierarchische Struktur anlegen: vom Allgemeinen zum Spezifischeren.
• Auf oberster Ebene: Im Idealfall erfolgt der Aufbau der Struktur so, dass Ablage eines Dokuments nur in einem Ordner möglich ist.
• Auf inhaltsbezogene Ordnerbenennung achten (aber: kurze, prägnante, beschreibende Namen).
• Bei Ablage eines Dokuments an mehreren Stellen möglich mit Verknüpfungen arbeiten (sowohl auf Ordner- als auch Dateiebene).
• Übermäßige Verschachtelungen vermeiden: Optimal gelten 3 Ebenen in der Ordnerstruktur. (Je geringer die Ordnertiefe, desto leichter für das visuelle Gedächtnis.)

In Unternehmen hat sich das dreistufige „7 Ordner-System" bewährt (Sekretaria, 2023).

1. Ordnerebene: maximal 7 Ordner
2. Ordnerebene: maximal 7 Ordner pro Ordner (7*7=49)
3. Ordnerebene: maximal 7 Ordner pro Ordner (7*7*7=343)

Grafik: 7-Ordner-System, Anne Voigt, 2023, lizenziert unter CC BY-SA 4.0

Ordnerstruktur in Projekten

Für eine Ordnerstruktur in Projekten können folgende Kategorien hilfreich sein (VerbundFDB, 2023):

• Arbeitspakete oder Funktionseinheiten innerhalb eines Projektes
• Datum oder Zeitraum (z. B. Monate, Quartale, Jahre)
• Inhalte der Ordner bzw. Ordnertypen (z. B. Forschungsdaten (oder Datentypen), Publikationen und Berichte, Datenanalysen, Konferenzen, Literatur, Projektkoordination)
• Art der Dateien (FormateDie Begriffe Dateityp und Dateiformat werden meist synonym verwendet, bezeichnen jedoch verschiedene Dinge.'Das Dateiformat ist die spezifische technische Implementierung einer Datei, d. h. wie die Daten gespeichert, repräsentiert und interpretiert oder verarbeitet werden. In der Regel sind Dateiformate an Dateierweiterungen, zum Beispiel PNG oder TIFF, zu erkennen.' (Lernzielmatrix Glossar 2025) Weiterlesen)
• Je nach Kontext evt. auch Personenkürzel

Sortierung der Ordner

Für eine konstante Sortierung der Ordner bietet es sich an, vor die Namen der Ordner eine Zahl zu stellen, die die Position in der Hierarchie angibt. So bleiben auch gewünschte Sortierungen unabhängig von Anfangsbuchstaben erhalten.

• Erste Ebene: Präfix 0_ bis 9_
  • Zweite Ebene: Präfix 00_ bis 99_
    • Dritte Ebene: Präfix 000_ bis 999_
      • Vierte Ebene: Präfix 000-0_ bis 999-9_ (hier wird nach den ersten drei Ziffern ein Bindestrich eingefügt, um Verwirrung mit Jahreszahlen zu vermeiden)

Anwendungsbeispiele

Grafik: Ordnerstruktur eines Forschungsprojekts, Anne Voigt, 2025, lizenziert unter CC BY-SA 4.0