Sollen Forschungsdaten für eine Archivierung und Nachnutzung freigegeben werden, so ist eine sorgfältige und detaillierte Datendokumentation unverzichtbar. Dabei gilt es, den Kontext der Datenerhebung und -auswertung so zu erläutern und zu beschreiben, dass Nachnutzende z. B. die Entstehung von Forschungsmaterial nachvollziehen, es angemessen interpretieren und sinnvoll auswerten können. Die zentrale Frage lautet: Wie können Forschungsprozesse für Dritte verständlich und nachvollziehbar und die während eines Forschungsprozesses entstandenen Forschungsdaten für Dritte interpretierbar und nachnutzbar gemacht werden?

In der Sozial- und Kulturanthropologie gehört eine sorgfältige und transparente Dokumentation des Forschungskontextes und der genauen Umstände der Datenerhebung zur alltäglichen Forschungspraxis. Diese sogenannte Datentransparenz ist erforderlich, um Daten intersubjektiv überprüfbar zu machen, d. h. den Leser*innen einer Ethnografie oder den Nachnutzer*innen von Forschungsdaten zu ermöglichen, Erkenntniswege im Feld nachzuvollziehen.

Bei der Aufbereitung von Forschungsdaten für die Speicherung/Archivierung und Nachnutzung in Repositorien und Datenzentren kommt dieser Form der Datendokumentation, d. h. der systematischen Beschreibung des Forschungskontextes und der verwandten Methoden, eine besondere Bedeutung zu.

Wenn wir im Folgenden von Datendokumentation sprechen, beziehen wir uns also nicht auf die Sicherung und Niederschrift von Informationen (in Form von Notizen, Forschungsprotokollen, Tagebüchern, Fotografien, Tonaufnahmen etc.) im Feld (diese werden im Artikel Aufzeichnungsstrategien thematisiert), sondern auf eine standardisierte, digitale Form der Datenbeschreibung (sog. Metadaten) und andere Arten der Datenkontextualisierung, die in Bezug zur Archivierung und Nachnutzung stehen.

Metadaten beschreiben in strukturierter Art und Weise die eigentlichen Forschungsdaten und können z. B. inhaltliche, fachspezifische sowie technisch-formale Angaben zur Datenerhebung beinhalten. Sie ermöglichen einen ersten groben Überblick über das archivierte Material. Meist sind es Archive, Repositorien oder Forschungsdatenzentren, die allgemeine Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Format der Metadaten festlegen, an denen man sich bei der Beschreibung orientieren kann. Diese inkludieren Schemata und Kernelemente zur Beschreibung der Daten und zielen insbesondere auf die Auffindbarkeit und Lesbarkeit der Metainformationen für Menschen und Maschinen ab.

Dabei wird empfohlen, ein kontrolliertes und einheitliches Begriffsvokabular zu verwenden, zu dem die Normdaten zählen, die bei der Katalogisierung und Verschlagwortung in Online-Archiven und Repositorien der eindeutigen Identifizierung von Personen, Orten, Werken u. ä. dienen¹ Mehr zu Normdaten siehe Video: https://www.youtube.com/watch?v=VsP7b7B-W_Q.

Für eine ausführlichere Beschreibung und/oder zur besseren Nachvollziehbarkeit der Forschungsdaten können Kontextmaterialien bzw. -dokumente bereitgestellt werden, die Einblicke in den Forschungshintergrund gewähren. Aus diesen können zahlreiche Kontextinformationen gebündelt entnommen werden, was das Verständnis von Daten in ihrer Nachnutzung erhöht.