Die Auswahl geeigneter Daten zur Nachnutzung'Eine Nachnutzung, oftmals auch Sekundärnutzung genannt, befragt bereits erhobene und veröffentlichte Forschungsdatensätze erneut mit dem Ziel, andere Erkenntnisse, möglicherweise aus einer neuen oder unterschiedlichen Perspektive, zu erhalten. Die Aufbereitung von Forschungsdaten für eine Nachnutzung erfordert einen erheblich höheren Anonymisierungs-, Aufbereitungs- und Dokumentationsaufwand als die bloße Archivierung im Sinne von Datenspeicherung.' (Data Affairs, Glossar) Weiterlesen setzt voraus, dass zunächst geklärt wird, wie Forschungsdaten und Literatur gezielt recherchiert werden können. Angesichts der Vielzahl digitaler Angebote, von frei zugänglichen Webseiten über wissenschaftliche Open Access'Open Access bezeichnet den freien, kostenlosen, ungehinderten und barrierefreien Zugang zu wissenschaftlichen Erkenntnissen und Materialien. Für eine weitere rechtssichere Nachnutzung der Materialien durch Dritte müssen die Urhebenden mittels Lizenzvertrages die Nutzungsrechte an ihren Werken einräumen. Die freien CC-Lizenzen spezifizieren bspw. genau, wie Daten und Materialien weitergenutzt werden dürfen. Weiterlesen-Publikationen bis hin zu spezialisierten Fachdatenbanken, ist es notwendig, Suchstrategien bewusst einzusetzen und die Funktionsweisen von Suchmaschinen, Katalogen und Repositorien'Ein Repositorium bildet einen Ort der Aufbewahrung wissenschaftlicher Dokumente. In Online-Repositorien werden Publikationen digital gespeichert, verwaltet und mit persistenten Identifikatoren versehen. Die Katalogisierung vereinfacht die Suche und Nutzung von Publikationen und Autor*innen. In den meisten Fällen sind Dokumente in Online-Repositorien uneingeschränkt und offen zugänglich (Open Access).' (Data Affairs, Glossar) Weiterlesen zu kennen. Im Folgenden werden die gängigsten Suchstrategien vorgestellt:

Boolesche Operatoren

Um präzise und zielführende Suchanfragen an Suchmaschinen zu formulieren, stehen verschiedene Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Mithilfe Boolescher Operatoren wie AND, OR und NOT lassen sich Suchbegriffe gezielt kombinieren oder ausschließen.
Folgende Beispiele verdeutlichen dies:

• cultural AND heritage: Die Suchergebnisse müssen sowohl das Wort cultural als auch das Wort heritage enthalten.
• cultural OR heritage: Die Suchergebnisse enthalten entweder das Wort cultural, das Wort heritage oder beide.
• cultural NOT heritage: Die Suchergebnisse enthalten das Wort cultural, aber nicht das Wort heritage.

Phrasensuche

Durch die Phrasensuche, also das Setzen von Anführungszeichen um mehrere Wörter (z. B. „cultural heritage“), wird sichergestellt, dass genau diese Wortfolge in den Treffern enthalten ist. 

Trunkierung

Die sogenannte Trunkierung ermöglicht es, Wortvarianten durch Platzhalterzeichen zu erfassen: Ein Asterisk (*) ersetzt dabei beliebig viele Zeichen, ein Fragezeichen (?) steht für genau ein Zeichen (z. B. archiv* sucht nach Archiv, archive, archiving usw.). 

Diese Techniken helfen dabei, sowohl die Treffermenge zu erweitern als auch relevantere Ergebnisse zu erzielen.

Wurden bei der Recherche passende Ergebnisse erzielt, müssen in einem zweiten Schritt individuelle Zugänge überprüft werden. Für eine Nachnutzung werden unterschiedliche Zugänge ermöglicht, die an die Beschaffenheit der Daten (sensibel'Einen eigenen Teilbereich innerhalb der personenbezogenen Daten bilden die sog. besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Definition geht auf den EU-DSGVO Artikel 9 Abs. 1, 2016 zurück, der besagt, dass es sich hierbei um Angaben über Weiterlesen, personenbezogenPersonenbezogene Daten sind: 'alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser Person sind, identifiziert werden kann;...' (EU-DSGVO, Artikel 4 Nr. 1; BDSG, §46 Abs. 1; BlnDSG, §31). Weiterlesen etc.) gekoppelt sind:

1. Freier Zugang
   Daten können entweder direkt und kostenfrei heruntergeladen und genutzt werden, oder nach Registrierung und Zustimmung der Nutzungsbedingungen eingesehen und verwendet werden.
2. Zugang auf Antrag
   Sind gewünschte Daten nicht offen und frei digital nachnutzbar (wie es z. B. bei sensiblen und personenbezogenen Daten meist der Fall ist), bedarf es eines Datennutzungsvertrags, der beim jeweiligen Archiv, Repositorium oder Forschungsdatenzentrum angefordert und unterzeichnet wird. Solch ein Vertrag kann sehr genaue Regelungen zum Umgang mit den Daten enthalten, wie z. B. besondere Sicherungsmaßnahmen oder Löschverpflichtungen. Meist ist der Datenzugang nur für wissenschaftliche Nutzung in Forschung und/oder Lehre erlaubt und ein entsprechender Nachweis der Institution wird benötigt.
3. Gesicherter Zugang
   Für sehr kritische Daten, die nur mit besonderer Umsicht weiter genutzt werden können, z. B. Daten, die nicht hinreichend anonymisierbar'Laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG § 3, Abs. 6 in der bis 24.05.2018 gültigen Fassung) versteht man unter Anonymisierung alle Maßnahmen der Veränderung personenbezogener Daten derart, 'dass die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse nicht mehr oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können.' Anonymisierte Daten sind demnach Daten, die keinen Rückschluss (mehr) auf die betroffene Person geben. Sie unterliegen damit nicht dem Datenschutz bzw. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)'. (Data Affairs, Glossar) Weiterlesen sind oder potenziell in den falschen Händen großen Schaden anrichten können, ist lediglich ein Zugang unter hohen Sicherheitsvorkehrungen möglich. Die geschützte und sichere Organisation und Bereitstellung dieser Daten geht vom jeweiligen Forschungsdatenzentrum aus: Durch eine On-Site-Nutzung ist die Nachnutzung beispielsweise in (digitalen) Safe-Rooms bzw. Gastarbeitsplätzen vor Ort möglich, die mit (teils mehreren) Passwörtern und unterschiedlichen Zugangs- und Outputkontrollen gesichert sind. In analogen Sicherheitsräumen dieser Art sind beispielsweise keine Handys, Laptops oder USB-Sticks erlaubt. Die Nutzung erfolgt durch einen internen Computer mit Intranet und eine physische oder digitale Übergabe der Daten entfällt (DGfE 2020, 15).

Unabhängig von der Zugangsart sind die Zugangsbedingungen in jedem Fall einzuhalten, wobei es rechtlich unerheblich ist, ob dafür ein Vertrag unterzeichnet wurde oder nicht. Dies gilt hinsichtlich sämtlicher Aspekte von Lizenzen'In einem Lizenzvertrag oder über eine offene Lizenz legen die Rechteinhabenden fest, wie und unter welchen Bedingungen das eigene urheberrechtlich geschützte Werk durch Dritte verwendet und oder verwertet werden darf. Weiterlesen über Nutzungsbedingungen und Zitationsverpflichtungen bis hin zu Vorschriften wie Daten sicher aufbewahrt und gelöscht werden müssen. 

Unter dem Reiter „Tools“ sind Repositorien und Forschungsdatenzentren (Online-Datenbanken) aufgelistet, bei denen man online Daten herunterladen bzw. ihre Nutzung beantragen kann.