Die Art und Weise der Benennung von Dateien ist ein wichtiger Baustein der Datenmanagaments. Eine klare Dateibenennung

• dient dazu, Dateien eindeutig unterscheiden zu können,
• hilft dabei, bei verschiedenen Versionen einer Datei die aktuellste eindeutig ermitteln zu können,
• verhindert/verkürzt das aufwändige Suchen nach Dateien,
• erleichtert die Zuordnung und Auffindbarkeit, insbesondere wenn Dateien (versehentlich) verschoben wurden und
• dient der Übersichtlichkeit, da Dateien logisch sortiert angezeigt werden.

Durch ein systematisches Vorgehen bei der Dateiorganisation kann sichergestellt werden, dass Informationen nicht irrtümlich gelöscht oder überschrieben werden, aus Backup-Routinen'Der Begriff Backup bedeutet Datensicherung beziehungsweise Datenrettung und bezeichnet das Kopieren von Daten als Vorsorge für den Fall, dass es durch einen Schaden z. B. an der Festplatte oder durch versehentliches Löschen zu Datenverlusten kommt. Mit einem Backup können die Daten wiederhergestellt werden. Dafür wird der Datensatz auf einem anderen Datenträger zusätzlich gesichert (Sicherungskopie) und offline oder online abgelegt.' (Data Affairs, Glossar) Weiterlesen herausfallen oder verloren gehen. Systematische Dateibenennungen sind besonders wichtig, wenn mehrere Personen eines Teams Dateien gemeinsam bearbeiten bzw. darauf zugreifen.